Créez automatiquement des tickets à partir de vos mails grâce à myIncoservice

Qu’apporte cette nouvelle option au logiciel ?

Si vous optez pour l’option de création automatique des tickets, le logiciel myIncoservice créera automatiquement un ticket lorsqu’un client (ou un collaborateur dans le cadre d’un service de maintenance) vous enverra un mail concernant une demande d’assistance. Auparavant, il était possible de rattacher un mail en pièce jointe d’un ticket mais cela rajoutait des clics inutiles.

Comment fonctionne la création automatique des tickets ?

Pour automatiser la création des tickets à partir des mails réceptionnés, votre boite mail sera connectée à myIncoservice, le logiciel de gestion des interventions, du service après-vente et de la maintenance. Votre boite mail sera ainsi scannée à un intervalle que vous déterminerez (toutes les heures, 2 fois par jour, …), pour récupérer les mails de demande d’assistance à transformer en tickets. myIncoservice créera alors automatiquement un ticket dans le module de ticketing à partir des mails en renseignant :

• La phase du ticket (ouvert, attente retour client, clos, …) et le type de demande (maintenance, intervention sur site, remplacement de matériel, …) selon les paramètres que vous aurez préalablement définis
• Le nom du client si l’adresse mail utilisée pour envoyer le mail est rattachée à celui-ci
• La demande en copiant le contenu du mail dans le message

Quels sont les avantages de cette nouvelle option ?

La saisie automatique des informations permet d’éviter toute perte d’information entre le mail et le ticket. Pour réduire encore le risque de perte de données, le mail est également mis en pièce jointe dans le ticket. Vous retrouverez ainsi à tout moment la demande initiale de votre client.

Une notification de la création d’un nouveau ticket est automatiquement envoyée au technicien en charge de la gestion des demandes entrantes afin qu’aucun ticket ne soit oublié. Si la personne ayant envoyé le mail répond à celui-ci, la réponse sera automatiquement ajoutée au ticket en cours.

Grâce à la création automatique du ticket, vous éviterez de devoir consulter constamment votre boite mail et le logiciel en cas de nouvelles demandes. Utiliser myIncoservice et ses différentes fonctionnalités vous permettra de centraliser toutes les demandes d’assistance de vos clients à un seul endroit pour fluidifier le travail de vos équipes de maintenance et de service après-vente.

Choisir le logiciel myIncoservice, c’est proposer une solution de ticketing innovante, personnalisable et évolutive à vos collaborateurs.

myIncoservice est également une solution de gestion de la hotline, du SAV, de la mobilité et de la GMAO.

Vous souhaitez faciliter votre gestion des interventions, du service après-vente et de la maintenance ? Contactez-nous pour découvrir toutes les fonctionnalités de notre logiciel myIncoservice et de son application mobile. Notre équipe se tient à votre disposition pour échanger sur vos problématiques et vous présenter en détails la solution.

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